Нужно ли в личные дела сотрудников вкладывать ксерокопии паспортов

Но более точная и полная информация о сотрудниках помогает руководителю эффективнее управлять трудовым коллективом. Для того чтобы обладать такой информацией, фиксирование данных, связанных с трудовой деятельностью сотрудников, и формирование полученной информации в личные дела является целесообразным. Кому нужно вести личные дела в обязательном порядке? Какие документы могут храниться в личных делах? Ответы на эти вопросы вы найдете в статье. Законодательство предусматривает обязательное ведение личных дел только на государственных гражданских служащих.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Состав личного дела - Елена Пономарева

Содержание:

• Как формируются личные дела сотрудников?
• Вход на сайт
• Хранить копии документов в личных делах надо будет обезличенно
• Какие страницы паспорта нужны в личное дело
• Нужно ли в личные дела сотрудников вкладывать ксерокопии паспортов
• Копии документов сотрудников и защита персональных данных

Как формируются личные дела сотрудников?

То есть личная карточка содержит практически все сведения, которые могут пригодиться в ходе работы кадровику или бухгалтерии.

Поэтому многие работодатели ограничиваются ведением этой формы, в которую просто вкладывают копии документов. Не указывая при этом во внутренних документах, что на предприятии необходимо формировать личные дела и не регламентируя порядок их ведения. Видео — как заполнить личную карточку работника по форме Т Это не будет нарушением, поскольку при проверке обращают внимание лишь на наличие правильно оформленной карточки Т Хранение Личное дело хранится у того ответственного работника, который его формирует и дополняет.

Как правило, этим занимается кадровик. Если ведение личного дела регламентировано локальными документами, то нелишним будет указать в них список должностных лиц, которые могут иметь доступ к документам ЛД. Потому что в силу конфиденциальности содержащихся в нем документов, к личному делу не может быть свободного доступа. Именно поэтому они должны храниться либо в сейфе, либо в другом недоступном месте.

Видео — личная карточка работника Т-2 — картон или бумага: Что делать с личными делами уволенных работников После того, как работник уволен в его личное дело вносятся сведения о причинах прекращения трудовых отношений заявление и копия приказа , а само дело подлежит отправке на хранение в архив организации. Сроки хранения Для личного дела не установлены конкретные сроки хранения, но обычно его отправляют на хранение сроком на 75 лет. Сделать выводы о таком сроке хранения можно исходя из следующих положений: личная карточка сотрудника должна храниться 75 лет; все документы, содержащие сведения о трудовом стаже работника должны храниться 75 лет.

Порядок передачи в архив Перед тем как отправить личное дело в архив на хранение, его необходимо оформить надлежащим образом: вложить опись всех документов, которые находятся в личном деле, в том порядке, в котором они расположены.

Также в описи указывается количество листов в деле; вынуть все документы из скоросшивателя и сшить, поместив опись на первой странице. После этого личное дело отправляется в архив на хранение. Какие есть нюансы При формировании личных дел необходимо учитывать следующие нюансы: они должны вестись на каждого работника, оформленного по трудовому договору, независимо от срока его работы; если один и тот же сотрудник трудится в организации на нескольких должностях, то есть, оформлен по договору внутреннего совместительства, личное дело заводится на каждую должность; если сотрудник был уволен, а затем был принят на работу в данную организацию вновь, то личное дело необходимо завести вновь; как правило, в личном деле содержатся копии личных документов в частности паспорта с фотографией , поэтому кадровику необходимо в обязательном порядке оформлять с работником соглашение на обработку персональных данных; Видео — форма согласия на обработку персональных данных: на работников, оформленных по гражданско-правовому договору, личное дело не ведется.

Но можно включить в него ее копию, особенно это актуально, когда трудовые книжки хранятся в вышестоящей организации, а личные дела ведутся в обособленных подразделениях. Резюме Личное дело работника может вестись на предприятии по усмотрению работодателя. Обязательным является только ведение личной карточки формы Т-2 на каждого принятого работника.

Личную карточку очень часто включают в состав личного дела работника. Видео — если не в личном деле, то где хранить документы по работнику: Советуем ознакомиться.

Вход на сайт

Какие документы должны быть в личном деле сотрудника? Нужно ли в личные дела сотрудников вкладывать ксерокопии паспортов Организация не вправе собирать персональные данные, которые не относятся напрямую к трудовой деятельности сотрудника. Получив персональные данные, работодатель обязуется их не распространять и не раскрывать третьим лицам без согласия на то сотрудника ст. Начальник отдела кадров, г. Каспийск Во-первых, надо определиться в вопросе, какие именно сведения будут отнесены в вашей организации к числу персональных данных.

Формирование и хранение личных дел сотрудников организации То есть личная карточка содержит практически все сведения, которые могут пригодиться в ходе работы кадровику или бухгалтерии. Поэтому многие работодатели ограничиваются ведением этой формы, в которую просто вкладывают копии документов. Не указывая при этом во внутренних документах, что на предприятии необходимо формировать личные дела и не регламентируя порядок их ведения. Видео — как заполнить личную карточку работника по форме Т Это не будет нарушением, поскольку при проверке обращают внимание лишь на наличие правильно оформленной карточки Т Хранение Личное дело хранится у того ответственного работника, который его формирует и дополняет.

Хранить копии документов в личных делах надо будет обезличенно

Судя по тексту первого документа , при сборе персональных данных операторы будут обязаны осуществлять обезличивание этих данных. Согласно ст. Сейчас такие мероприятия являются обязательными только для государственных и муниципальных органов, однако уже в следующем году требования по обезличиванию придется выполнять большинству компаний, в том числе работодателям. Обезличивать информацию предстоит в соответствии с Приказом Роскомнадзора от За невыполнение обязанности по обезличиванию персональных данных либо несоблюдение установленных требований или методов планируется ввести отдельное наказание. Это предусмотрено другим обсуждаемым чиновниками законопроектом. Если его одобрят, в ст. Индивидуальным предпринимателям грозят штрафом до 10 рублей, а организациям — до 30 Как объясняют в Минкомсвязи, где разработали оба документа, закон о персональных данных предполагает, что после достижения целей сбора и обработки личной информации все данные должны быть уничтожены либо обезличены. Поэтому у компаний зачастую накапливается массив информации, от которой необходимо как-то избавляться.

Какие страницы паспорта нужны в личное дело

Роструд объяснил, как хранить копии документов в личных делах Ответ на этот вопрос дал Роструд, разбирая обращения граждан и организаций. Условие, при котором хранить копии документов безопасно Специалисты Федеральной службы по труду и занятости обращают внимание, что порядок ведения личного дела на законодательном уровне не установлен. В связи с этим чиновники предлагают ориентироваться на нормативные акты, регламентирующие отношения в сфере неприкосновенности частной жизни, а также сбора и хранения персональной информации. В Роструде подчеркивают, что по Конституции запрещено собирать, хранить, использовать и распространять личные данные гражданина, только если он сам не дал согласие на обработку его личной информации.

Подведем итоги О ведении личных дел Работодатель обязан вести личные дела сотрудников, если это прямо предписано нормативными актами. Например, такое требование установлено для органов исполнительной власти. У тех компаний, кто не попадает под действие таких актов, обязанности вести личные дела сотрудников нет.

Нужно ли в личные дела сотрудников вкладывать ксерокопии паспортов

Ответить Ольга 13 07 Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, в личное дело студента подшивается ли зачетная книжка и студенческий билет? Можно ли их положить в конверт?

То есть личная карточка содержит практически все сведения, которые могут пригодиться в ходе работы кадровику или бухгалтерии. Поэтому многие работодатели ограничиваются ведением этой формы, в которую просто вкладывают копии документов. Не указывая при этом во внутренних документах, что на предприятии необходимо формировать личные дела и не регламентируя порядок их ведения. Видео — как заполнить личную карточку работника по форме Т Это не будет нарушением, поскольку при проверке обращают внимание лишь на наличие правильно оформленной карточки Т Хранение Личное дело хранится у того ответственного работника, который его формирует и дополняет.

Копии документов сотрудников и защита персональных данных

.

.

.

.

.

.

.