Алгоритм составления приказа

Например: О назначении ответственного за работу с обращениями граждан. Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Подготовка приказа включает в себя следующие стадии: — изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений; — подготовка проекта приказа; — подписание руководителем. Текст приказа состоит из 2 частей: — констатирующей, в которой дается обоснование распорядительных действий.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Приказ Минздрава России от 28.06.2013 N 421

Содержание:

• Приказ и распоряжение: процедура издания на предприятии
• Правила оформления приказов: как избежать ошибок
• Составление и оформление приказов
• Приказы по основной деятельности – как правильно составить
• Алгоритм составления приказа

Приказ и распоряжение: процедура издания на предприятии

Дата Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу. По усмотрению организации допускается полистное визирование проекта документа или возможность оформления виз документа на отдельном листе согласования. Это означает, что в одно и то же время проект документа может находиться только у одного из согласующих должностных лиц.

На практике часто бывают такие случаи, когда проект документа должны согласовывать руководители одного уровня, и очередность их согласования не имеет никакого значения. Соответственно, последовательный маршрут согласования документа не всегда является оптимальным решением. Ведь проект документа на бумажной основе необходимо самостоятельно относить согласующим должностным лицам или передавать через службу документационного обеспечения управления далее — служба ДОУ.

В последнем случае согласование документа растягивается на продолжительное время, так как сначала надо отнести проект в службу ДОУ, потом необходимо, чтобы из службы ДОУ секретарь или ответственный за делопроизводство нужного подразделения забрал и передал проект на согласование своему руководителю, а после согласования вернул проект в службу ДОУ… Такая процедура должна продолжаться до тех пор, пока проект не будет согласован всеми необходимыми должностными лицами.

В итоге на средних и крупных предприятиях согласование одного проекта документа может длиться несколько дней. Возможны следующие маршруты согласования: последовательный: когда проект сначала поступает первому согласующему; после того, как он осуществит согласование, проект автоматически поступает второму согласующему и т.

Если рассматривать согласование проектов приказов и распоряжений, то можно отметить, что наиболее оптимальным будет являться параллельно-последовательный маршрут. Назовем основные из них: Разработчику не нужно тратить время на доставку проекта согласующим должностным лицам, так как это делает система в соответствии с заданным маршрутом. Разработчик может указать время, в течение которого должностное лицо обязано согласовать проект документа.

Разработчик проекта документа может в любой момент посмотреть, как осуществляется согласование документа, кто из должностных лиц произвел согласование и какую визу поставил.

Проект документа согласуется в максимально короткие сроки. Проект документа не может потеряться в процессе согласования. Система может хранить все версии проекта, визы и замечания согласующих. И причина этому следующая: автоматизировать работу с проектами документов, в том числе и этап согласования, можно только в том случае, если активными пользователями систем автоматизации делопроизводства и электронного документооборота станут все руководители, ведь именно они являются основными согласующими должностными лицами.

К сожалению, сегодня практика показывает, что в большинстве организаций и предприятий основными пользователями систем автоматизации являются секретари и ответственные за делопроизводство, в чью компетенцию не входит согласование проектов документов. Если во время согласования были вынесены замечания редакционного характера, не меняющие содержания проекта, то проект также подлежит перепечатке, но повторного согласования в этом случае не требуется.

Подписание приказа или распоряжения Согласованный проект документа передается на подпись руководителю. Если визы согласования оформлялись не на оборотной стороне последнего листа проекта, а на отдельном листе согласования, то в этом случае также необходимо передать руководителю лист согласования проекта документа.

Подпись руководителя превращает проект документа в полноценный документ, после чего он должен быть зарегистрирован. Регистрация приказа или распоряжения Регистрация документа — это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. В нашем случае регистрация будет фиксировать факт создания документа. Стоит отметить, что регистрация также нужна для дальнейшего учета документов и организации справочной работы.

Стоит отметить, что в настоящее время целесообразна именно автоматизированная регистрация документов, так как она имеет множество преимуществ по сравнению с журнальной и карточной формами регистрации. Назовем небольшую часть из этих преимуществ: быстрый поиск документов по любому реквизиту или реквизитам; автоматическое формирование отчетов, сводок, ведение справочно-аналитической работы по документам; автоматический контроль за исполнением поручений документов ; возможность одновременной регистрации документов на нескольких рабочих местах и другие.

Причем автоматизированная регистрация документов возможна и без внедрения на предприятии специализированного программного обеспечения. В большинстве небольших компаний она осуществляется при помощи программы MS Excel путем заполнения обыкновенной таблицы.

Во время регистрации документу присваиваются регистрационный номер и дата документа. Датой приказа и распоряжения должна являться дата подписания, отсюда можно сделать вывод, что приказы и распоряжения должны регистрироваться именно в день их подписания. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа. Это означает, что вышеперечисленные подвиды приказов и распоряжений будут иметь не общую, а раздельную нумерацию.

Теперь приведем требования к оформлению регистрационного номера и даты документа, закрепленные в ГОСТе Р 6. Фрагмент документа П. ГОСТа Р 6. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Требования к оформлению документов Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 5 июня г. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня г. Обычно для оформления даты приказа и распоряжения используют именно цифровой способ, например, Пример 6. Пример 6 Подписанное руководителем и прошедшее регистрацию распоряжение с листом согласования Доведение приказа или распоряжения до исполнителей Доведение распорядительного документа до исполнителей — это тиражирование документа, его рассылка в возможно сжатые сроки или передача исполнителям.

Если при работе с документами используется система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота, то в большинстве случаев когда сотрудника не надо знакомить с документом под роспись, что бывает актуально, например, при оформлении некоторых распорядительных документов по личному составу зарегистрированный документ отсылается сотрудникам с помощью используемой системы.

Стоит отметить, что большинство распорядительных документов перед доведением их до исполнителей ставятся на контроль в службе ДОУ. Продолжение темы — в статье В. Когда опытный специалист делится своими наработками, это всегда интересно. А особенно, если речь идет о налаживании конструктивного взаимодействия с коллегами из других подразделений.

Вы узнаете, как подготовить проект распорядительного документа с соблюдением правил делопроизводства и всех тонкостей русского языка. ГОСТ Р 6.

Автор рассказывает, как они были доработаны расширены и реализованы в межрегиональной телекоммуникационной компании. Конкретные примеры формулировок для различных ситуаций и наличие образцов оформления делают статью очень удобной для ее практического применения в вашей работе. Химич на стр.

Несмотря на это, четкое исполнение его положений говорит о высокой культуре документирования информации и работы с документами. Кузне-цовой на стр. Каменевой о способах контроля за исполнением поручений на стр.

Правила оформления приказов: как избежать ошибок

В любой организации существуют две группы приказов: приказы по основной деятельности и приказы по личному составу. Приказ по основной деятельности является нормативным документом, отражающим управленческие решения по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, планирования, отчетности, финансирования, кредитования, реализации продукции, внешнеэкономической деятельности, совершенствования структуры и организации работы предприятия создание, изменение масштаба деятельности, ликвидация структурного подразделения, утверждение или изменение положений, инструкций, правил, планов, структуры, назначение комиссий и т. Приказы разрабатываются по поручению руководителем учреждения, организации, предприятия руководителями структурных подразделений или должностным лицом, к работе которого он будет иметь отношение или деятельность которого связана с его исполнением. Приказ оформляется на специальном бланке и содержит следующие реквизиты:.

Скачать таблицу полностью Структура приказа Правила оформления приказа, утвержденные локальным нормативным актом, могут содержать требования к его структуре. В документе принято выделять две основные части, каждая из которых выполняет определенные функции: Констатирующая Обосновывает распорядительные действия, предусмотренные в акте. Обоснованием для поручений может служить необходимость реализации целей и поставленных перед компанией задач, внутренний нормативный акт, решения вышестоящих административных подразделений или коллективных органов управления совета директоров , нормативные акты государственного или муниципального уровня. Эта часть служит пояснением к основному тексту и обосновывает принятое управленческое решение. Констатирующая преамбула может быть опущена в случае, если административное решение не нуждается в дополнительных пояснениях.

Составление и оформление приказов

Помещено в тему: Оформление документов Приказы по основной деятельности каждая организация в процессе своей деятельности использует весьма активно. Эта статья ответит на вопрос как правильно составить приказ, чтобы оформление приказов соответствовало нормам делопроизводства. Этот ресурс совсем молодой, так что коллекция образцов со временем непременно будет пополняться. Для оформления решения нормативно-распорядительного характера необходимо составить приказ. Проекты приказов по основной деятельности готовят специалисты подразделений организации в пределах своей компетенции по поручению руководства или в инициативном порядке. Но помните, инициатива у нас наказуема шутка. При этом ответственность за качественную подготовку проекта приказа ложится на начальника этого структурного подразделения, а правильность оформления приказов — на службу делопроизводства.

Приказы по основной деятельности – как правильно составить

Оформление реквизитов приказа Приказ содержит определенные реквизиты, которые надо располагать в следующем порядке: 1. Элементы даты указываются арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год — четырьмя арабскими цифрами. Место составления или издания документа указывается с учетом принятого административно-территориального деления Республики Беларусь. Для юридического лица местом издания документа будет место его нахождения, которое определяется местом его государственной регистрации и фактическим адресом.

Создание, расширение, упразднение структурных элементов компании — отделов, подразделений, филиалов, служб, представительств Организационные Решение основных организационных вопросов, постановка и достижение актуальных для компании целей Нормативные Разработка и утверждение внутренней нормативно-правовой документации, внедрение принципов и правил работы компании Надзорные Проведение плановых и внеплановых проверок, аудита, инвентаризации и других контрольных мероприятий, оформление и сдача периодических отчетов, в том числе бухгалтерских Финансовые Финансовая аналитика и планирование, разработка финансовой стратегии, ключевые решение финансового характера Отчетные Регламентация различных отчетно-аналитических мероприятий в службах и структурных подразделениях компании Информационные Информирование о деятельности организации: Делопроизводство осуществляется с применением форм, утвержденных работодателями на местах. Но чаще всего приказ по основной деятельности оформляют на фирменном бланке компании, придерживаясь общих требований ГОСТа. Подсказка эксперта. Правила оформления приказов Ошибки в приказах Достаточно часто при оформлении приказов возникают ошибки, связанные с большим количеством требований к оформлению.

Алгоритм составления приказа

.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Пример составление приказа о приеме на работу

.

.

.

.

.

.

.

.