Заполнение архивной справки по стажу при переименовании организации

Этот список не является исчерпывающим. В этом же документе содержится коллекция образцов архивной справки 75 примеров по наиболее часто встречающимся запросам. О стаже работы По статистике Росархива, запросы на подтверждение фактов, касающихся трудовой деятельности, являются наиболее распространенными, поэтому рассмотрим их в первую очередь. Нередко такой поиск превращается в детектив: ведь многие организации, существовавшие в е годы, давно закрылись. Где и как их искать — однозначных рецептов нет, а подсказки могут быть такие. В поисковой системе в Интернете в строке поиска точно ввести то название организации, которое указано в трудовой книжке.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Заполнение Справки о заработке и об исключаемых периодах

Содержание:

• Образец архивной справки
• Если вы пришли в архив…
• Методические рекомендации по исполнению запросов социально-правового характера
• Как работодателю выдать архивную справку о стаже работы
• Архивная справка – образец составления
• Обращения в Справочно-информационный центр федеральных государственных архивов

Образец архивной справки

Общие положения 1. Одной из основных форм использования архивных документов является информационное обеспечение пользователей в соответствии с их запросами. Запросы социально-правого характера далее по тексту - запросы связаны с социальной защитой граждан и предусматривают их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством РФ и международными обязательствами РФ.

В Методических рекомендациях рассмотрены особенности исполнения основных, наиболее характерных видов социально—правовых запросов, поступающих в архив, раскрыты оптимальные варианты их исполнения. В приложениях приведены нормативно-правовые акты РФ и выписки из них Приложения 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 , образцы оформления архивных справок по наиболее сложным и чаще всего встречающимся в практике работы архива запросам граждан, стандартных ответов и писем.

Методические рекомендации разработаны в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации в сфере архивного дела и пенсионного законодательства.

Методические рекомендации разработаны для сотрудников архива — исполнителей запросов социально-правового характера и предназначены для оказания методической и практической помощи при исполнении запросов.

Общие требования к исполнению запросов социально—правового характера, к оформлению архивных справок, архивных выписок и архивных копий 2. К запросам социально-правового характера, исполняемым архивом, относятся обращения заявителей о подтверждении: - трудового стажа; - стажа работы на соответствующих должностях в особых условиях труда, дающих право на досрочное назначение трудовой пенсии по старости; - размера заработной платы и других выплат; - награждения за отличия в труде и присвоения почетных званий.

Заявителями могут быть: - российские и иностранные граждане, лица без гражданства; - органы государственной власти, местного самоуправления; - организации и общественные объединения; - юридические и физические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации или в силу наделения их пользователями полномочиями выступать от их имени, в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

Архив рассматривает и исполняет запросы заявителей, поступившие при личном обращении, присланные по почте, в том числе электронной.

Запрос регистрируется повторно в том случае, если в целях его исполнения необходимо выявление дополнительных сведений; внесение в информационные документы, выдаваемые гражданину, изменений и дополнений или их составление на основании новых данных.

Также для исполнения запроса необходимо предоставить копию трудовой книжки за указанный в запросе период. Информация о том, что запрос не принят к исполнению по одной из причин перечисленных выше, направляется заявителю в течение 3-х рабочих дней со времени получения запроса.

Если в запросе требуются сведения: - на нескольких лиц, то запрос регистрируется как несколько запросов; архивные справки составляются на каждое лицо отдельно; - о зарплате за период более пяти лет, то запрос регистрируется как несколько запросов; архивные справки составляются на каждые пять лет отдельно. Принятый к исполнению запрос социально-правового характера исполняется архивом безвозмездно и в установленные законодательством сроки.

Срок исполнения запроса считается с момента его регистрации и составляет: - не более ти дней по документам архива с разрешения руководства архива этот срок может быть при необходимости продлен с обязательным уведомлением об этом заявителя; продление срока может быть связано с большим объемом просматриваемой информации, с реставрацией документов и т.

Запрос, не относящийся к составу хранящихся в архиве документов, в течение 5-ти дней с момента его регистрации направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые сведения, с уведомлением об этом заявителя или ему, по возможности, дается рекомендация, куда следует обратиться Приложения 10, Если архив не располагает сведениями о месте хранения запрашиваемых документов, то заявителю направляется отрицательный ответ Приложение Исполнение запросов необходимо начинать с внимательного изучения заявления или письма и выяснения вопроса, к каким фондам нужно обратиться.

Если в запросе не содержатся сведения, необходимые для наведения справки, исполнитель в течение 5-и дней направляет письмо в адрес заявителя с просьбой сообщить дополнительные сведения, уточняющие характер запроса, а также по возможности выслать копию трудовой книжки. Приложение 14 2. Основными источниками для исполнения запросов социально — правового характера являются виды документов, указанные в разделах 3, 4, 5, 6 данных Методических рекомендаций.

При работе с описями дел по личному составу ликвидированных предприятий и организаций следует учитывать, что: - личные дела внесены в описи в алфавитном порядке по году увольнения работников; - личные карточки уволенных работников сгруппированы в отдельные единицы хранения и включены в опись по году увольнения работников; в ряде случаев личные карточки уволенных могут входить в состав личных дел; - документы по заработной плате лицевые счета и расчетно-платежные ведомости внесены в опись по дате формирования дел; - приказы, распоряжения , протоколы внесены в описи по дате формирования дел; в ряде случаев приказы по личному составу сформированы вместе с приказами по основной деятельности.

При работе с описями дел по фондам партийных и комсомольских органов следует учитывать, что: - личные дела номенклатурных работников могут быть выделены в отдельные описи; - учетные карточки членов КПСС в описях систематизированы, как правило, по первичным организациям, в которых коммунисты стояли на учете, реже — по алфавитному принципу; - протоколы заседаний и книги распоряжений внесены в описи по дате формирования дел; в ряде случаев книги распоряжений могут быть сформированы за несколько лет, необходимо смотреть дела как по дате заведения, так и по дате завершения дел в делопроизводстве; - документы по заработной плате лицевые счета и расчетно-платежные ведомости внесены в опись по дате формирования дел; в ряде случаев лицевые счета по заработной плате могут быть сформированы за несколько лет, необходимо смотреть дела как по дате заведения, так и по дате завершения дел в делопроизводстве.

В случае неполноты фонда или отсутствия в нем сведений о заявителе просматриваются документы фондов вышестоящей организации или организации-правопреемника. Выявленные по описям дела заказываются исполнителем запроса и выдаются из архивохранилища для просмотра в установленном порядке. На основании имеющихся в документах сведений составляются архивные справки, архивные выписки и изготавливаются архивные копии.

Сведения о работе заявителя в нескольких организациях включаются в одну архивную справку. Архивная справка далее по тексту - справка должна содержать в себе точное изложение имеющихся в документах сведений по запросу. Сведения, не относящиеся к теме запроса, в текст не включаются. Не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию документов, на основании которых составлена справка.

В тексте справки приводятся: полное название архивного фонда, по которому исполнялся запрос; название используемых видов документов; фамилия, имя, отчество лица, о котором запрашиваются сведения; его точная дата рождения если эти сведения содержатся в документах. В тексте справки приводится полное последнее наименование архивного фонда, по которому исполнялся запрос.

Если название менялось, в справке необходимо указывать все ее наименования в хронологической последовательности за запрашиваемый период. Годы существования организации под конкретным названием указываются в скобках. Если заявитель изменял фамилию, в справке перечисляются все фамилии, которые имел заявитель за запрашиваемый период. Сначала приводится последняя фамилия, затем перечисляются все фамилии в хронологической последовательности их изменения, например: Иванова Андреева, Симонова.

Изложение текста справки производиться в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. Несовпадение отдельных данных документов архива со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в справку при условии, что совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в документах. Эти данные в справке воспроизводятся так, как они изложены в документах архива, допускается цитирование документа.

Цитаты из архивных документов заключаются в кавычки. Все расхождения и неточности в названиях, персональных данных лица отсутствие имени, отчества, инициалов, или наличие одного из них , о котором запрашиваются сведения, отмечаются в тексте справки в скобках так в документе , например: Никанорова фамилия - так в документе.

Неразборчиво написанные, исправленные автором и неподдающиеся прочтению вследствие повреждения документа фрагменты текста оригинала также отмечаются в архивной справке: так в тексте оригинала , в тексте неразборчиво. Если в документах приводится только год рождения заявителя, делается пояснение дата рождения - так в документе.

Текст архивной справки о заработной плате оформляется в виде таблицы, каждая ячейка которой соответствует одному месяцу. Допускается включение поисковых данных в текст справки после изложения каждого факта или события. В справке, предназначенной для направления за рубеж, поисковые данные документа не указываются. В случае необходимости дополнительные сведения приводятся в сопроводительном письме архива. В справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты на четыре прокола, пронумерованы и скреплены печатью архива.

Архивная справка, предназначенная для использования на территории Российской Федерации или для направления за рубеж, подписывается руководством архива и заверяется гербовой печатью. Апостиль не проставляется на архивных справках, предназначенных для направления в государства, с которыми Российская Федерация заключила Договоры о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, а также в государства - участники СНГ, подписавшие Соглашение о принципах и формах взаимодействия в области использования архивной информации, или с которыми имеются двусторонние соглашения о сотрудничестве.

При необходимости в случае расхождения, неточности, исправления, повреждения в текстах архивных документов к архивной справке прилагаются копии архивных документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке. Если документы в тексте архивной справки названы, после двоеточия указывается количество листов и экземпляров.

Ксерокопии могут быть изготовлены и по запросу заявителя. В этом случае архив готовит копии имеющихся документов: трудовых договоров соглашений , приказов, личных карточек, лицевых счетов, ведомостей по начислению заработной платы и др. При копировании архивных документов по требованию заявителя, сведения конфиденциального характера в отношении третьих лиц, содержащиеся в документах, необходимо конвертировать.

Копии архивных документов, изготовленные путем ксерокопирования, заверяются следующим образом: на обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Листы архивной копии документа, состоящего из нескольких листов, скрепляются и на месте скрепления заверяются печатью архива гербовой и подписью руководителя или уполномоченного должностного лица.

Архивные копии, предназначенные для направления за рубеж, также заверяются гербовой печатью и подписываются руководителем архива. К оформленным ксерокопиям прилагается сопроводительное письмо на бланке архива, в котором указывается наименование ксерокопий документов, количество листов и экземпляров.

Письмо подписывается руководителем архива, делается отметка об исполнителе Приложение При оформлении отрицательных ответов или ответов на непрофильные запросы используется бланк письма архива. Отрицательные ответы и ответы на непрофильные запросы подписывает директор архива или его заместитель, делается отметка об исполнителе.

В отдельных случаях по просьбе заявителя отрицательные ответы могут заверяться оттиском гербовой печати архива для предоставления в органы суда и прокуратуры. Архивная справка в случае личного обращения гражданина в архив выдаются ему под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего документа; для доверенного лица - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке. Заверенная апостилем архивная справка, архивная выписка и архивная копия в случае личного обращения гражданина или его доверенного лица в архив выдается ему на руки при предъявлении квитанции об уплате государственной пошлины за проставление апостиля в отделениях Сберегательного Банка России Приложение 6.

Государственная пошлина за проставление апостиля не взимается в том случае, если запросы социально-правового характера поступили в архив через дипломатические представительства и консульские учреждения.

Исполнение запросов о подтверждении трудового стажа работы 3. Правила подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий утверждаются Правительством Российской Федерации Приложение 1. Основанием для исполнения запросов о подтверждении трудового стажа работников служат документы, подтверждающие периоды работы до регистрации гражданина в качестве застрахованного лица, включаемые в страховой стаж.

К таким документам относятся: 3. Для работников колхозов и совхозов помимо документов, перечисленных в п. Для руководящих работников общественных организаций: - протоколы учредительных и отчетно-выборных конференций и собраний; - протоколы заседаний пленумов и секретариата; - протоколы заседаний бюро правления и президиума. Порядок работы по исполнению запросов о трудовом стаже граждан зависит от состава документов по личному составу.

В личных карточках указываются сведения о приеме и увольнении работника со ссылками на соответствующие приказы. В личном деле, как правило, содержатся: - копии приказов либо указания на их даты и номера о приеме, перемещении и увольнении работника или заверенные выписки из приказов.

Вместо копий приказов в личном деле могут быть приемные, переводные и увольнительные записки; - трудовые договоры контракты , трудовые соглашения если работник принят по договору , в которых имеются все необходимые сведения о работе заявителя; - выписки из протоколов конференций, общих собраний, заседаний и другие документы. Не могут служить основанием для исполнения запросов о трудовом стаже документы, включенные в состав личных дел, собственноручно заполненные гражданами листки по учету кадров, анкеты, автобиографии и др.

По документам общественных организаций поиск целесообразно начинать с протоколов учредительных и отчетно-выборных конференций и собраний. В организациях негосударственной формы собственности, а также в организациях с небольшим кадровым составом приказы по личному составу могли не издаваться.

В этом случае вопросы приема и увольнения рассматривались на заседаниях правления и общего собрания коллектива. Основанием для подтверждения стажа работы колхозников являются протоколы этих комиссий Приложение При отсутствии сведений о подтверждении факта утверждения освобождения руководящего работника общественной организации в документах, указанных в п.

Необходимо иметь в виду, что вопросы приема и увольнения технических работников например, секретарь-машинистка в небольших по кадровому составу научно-технических обществах рассматривались на заседаниях президиума обществ Приложение При отсутствии приказа о приеме увольнении заявителя если нет других документов необходимо просмотреть следующие предыдущие приказы за этот год после до указанной в запросе даты.

Если в документах, перечисленных в п. При подтверждении трудового стажа по документам о заработной плате необходимо просматривать документы за весь запрашиваемый период по годам, так как в противном случае стаж может быть завышен вследствие того, что заявитель в данный период мог неоднократно увольняться и вновь поступать на работу. Если количество фактически отработанного времени в документах по заработной плате в первом последнем месяце года не указано, делается уточняющая запись о сумме начисления при указании оклада работника.

Приложение В архивных справках о работе в колхозах указываются только годы работы. В тех случаях, когда заявитель работал в течение одного года, указываются месяцы Приложение При отсутствии в запросе точных сведений о периоде работы и названии структурного подразделения при подтверждении стажа работы в связи с утерей трудовой книжки необходимо просматривать документы за 1—2 предшествующих и последующих года.

При исполнении запроса о подтверждении трудового стажа за несколько лет необходимо просматривать документы не только за годы поступления и увольнения работника, но и за весь период, указанный в запросе для исключения ошибок заявитель на протяжении этих лет мог неоднократно увольняться и вновь поступить на работу.

На основании сведений, указанных в приказах, протоколах, личной карточке, личном деле работника составляется архивная справка.

В тексте архивной справки, помимо обязательных элементов см. В стандартную форму архивной справки о подтверждении стажа работы не включаются сведения о предоставлении очередных, дополнительных, учебных, декретных отпусков, отпусков без сохранения заработной платы, прохождении курсов и других отвлечений от основной работы гражданина. Справка может содержать эти сведения, если заявитель указывает в запросе на их необходимость. Если стаж состоит из двух записей о приеме и увольнении , то целесообразно оформлять сведения одним предложением Приложение

Если вы пришли в архив…

Вы можете отправить сообщение в органы исполнительной власти города Москвы в рамках досудебного обжалования. Подача и рассмотрение жалоб осуществляется в порядке, установленном главой 2. Федерального закона от 27 июля г. N ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", Положением об особенностях подачи и рассмотрения жалоб на нарушение порядка предоставления государственных услуг города Москвы, утвержденным постановлением Правительства Москвы от 15 ноября г.

Профсоюзная, д. СИЦ ФГА устанавливает возможное местонахождение запрашиваемых сведений и составляет соответствующее информационное письмо заявителю. Информация об организации работы по реализации пенсионных прав граждан, проживающих на территории Государства Израиль, в рамках Договора между Российской Федерацией и Государством Израиль о сотрудничестве в области социального обеспечения от Гражданин, проживающий на территории Государства Израиль, при возникновении права на пенсию по Договору обращается в Институт национального страхования Государства Израиль по месту своего жительства с необходимыми документами для установления пенсии, имеющимися в его распоряжении. При этом, в случае необходимости получения архивных документов о периодах трудовой деятельности и или заработной плате на территории Российской Федерации РСФСР , гражданином заполняется соответствующее заявление с просьбой об оказании содействия в истребовании необходимых документов Пенсионным фондом Российской Федерации.

Методические рекомендации по исполнению запросов социально-правового характера

Общие положения 1. Одной из основных форм использования архивных документов является информационное обеспечение пользователей в соответствии с их запросами. Запросы социально-правого характера далее по тексту - запросы связаны с социальной защитой граждан и предусматривают их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством РФ и международными обязательствами РФ. В Методических рекомендациях рассмотрены особенности исполнения основных, наиболее характерных видов социально—правовых запросов, поступающих в архив, раскрыты оптимальные варианты их исполнения. В приложениях приведены нормативно-правовые акты РФ и выписки из них Приложения 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 , образцы оформления архивных справок по наиболее сложным и чаще всего встречающимся в практике работы архива запросам граждан, стандартных ответов и писем. Методические рекомендации разработаны в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации в сфере архивного дела и пенсионного законодательства. Методические рекомендации разработаны для сотрудников архива — исполнителей запросов социально-правового характера и предназначены для оказания методической и практической помощи при исполнении запросов. Общие требования к исполнению запросов социально—правового характера, к оформлению архивных справок, архивных выписок и архивных копий 2. К запросам социально-правового характера, исполняемым архивом, относятся обращения заявителей о подтверждении: - трудового стажа; - стажа работы на соответствующих должностях в особых условиях труда, дающих право на досрочное назначение трудовой пенсии по старости; - размера заработной платы и других выплат; - награждения за отличия в труде и присвоения почетных званий. Заявителями могут быть: - российские и иностранные граждане, лица без гражданства; - органы государственной власти, местного самоуправления; - организации и общественные объединения; - юридические и физические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации или в силу наделения их пользователями полномочиями выступать от их имени, в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

Как работодателю выдать архивную справку о стаже работы

Ответить admin 30 06 Здравствуйте! Сведения о службе в рядах Советской армии указаны в трудовой книжке. Если трудовая книжка утрачена, или по какой-то причине там не отражены эти сведения, то делается запрос в Министерство обороны РФ конкретно — в управление делами Минобороны. Ответить nady 21 09 Здравствуйте!

Например, при оформлении наследственных прав либо приватизации может понадобиться архивная справка формы 9 — как ее еще называют, о регистрации или о прописке. Получить ее можно либо в МФЦ, либо в местных органах власти. Если организация по каким-то причинам больше не существует, тогда сведения следует запрашивать либо у ее преемника, либо в городском архиве. Независимо от того, куда вы обращаетесь, нужно подать письменное заявление о предоставлении сведений.

Архивная справка – образец составления

Отказ в выдаче документа при таких обстоятельствах незаконен. В борьбе за правду можно обратиться с жалобой к руководству паспортного стола, в прокуратуру, в ФМС или в суд. Регламент выдачи архивных справок Порядок выдачи информации зависит от того, из какого органа сведения запрашиваются. Так, если бывший сотрудник юридического лица обращается за предоставлением сведений о трудовой деятельности или полученном доходе непосредственно к юридическому лицу, то порядок их предоставления указывается в локальных нормативных актах предприятия.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Новые требования к оформлению документов - Елена А. Пономарева

.

Обращения в Справочно-информационный центр федеральных государственных архивов

.

.

.

.

.

.

.